为了进一步加强学生档案管理，实现档案管理的制度化、规范化、科学化，提高档案管理水平；维护档案的真实性、严肃性、完善学校档案管理服务体系；有效的建立、保护和利用档案，以及保护学生的正当权益。依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》以及我院《学生档案管理办法》（院办〔2010〕19号文件），结合实际工作情况制定本规定。 学生档案材料的收集，严格按照我院《学生档案管理办法》院办〔2010〕19号文件规定，并做到如下要求：
一、各系在开学后一个月开始新生档案的建档工作，严格按照档案材料的收集内容和程序进行。从2013年起，按照上级部门的要求，把学生的“入学审批表”加入归档材料的内容。要求：用A4纸复印，加盖学院公章，在本人“姓名”栏左侧加“√”标注。
二、为了规范档案材料的收集内容，从2013年起按照《毕业生档案材料汇总表》（见附件1）的格式认真填写档案材料的归档内容，并按要求签字，加盖系部公章，装入档案。
三、保证归档材料的真实、完整、文字清楚、对象明确。档案材料一般为原始材料，如特殊情况需要交复印件的，如荣誉证书、资格证书等材料，要用A4纸复印装订后入档。
四、对于档案归档材料之外的有价值材料，如需入档，需征求档案管理部门同意后方可入档。 一、各系要严格按照档案管理工作要求，建立系部档案管理制度。做好档案材料的保管和传递工作，并详细记录毕业生档案的传递去向。
二、原则上毕业生的档案不要在院学生档案室长期存放，如有特殊情况，在自主择业期内可以存放学生档案室免费保管。
三、需要留存校档案室的学生档案，经系部批准后办理留存手续。按《毕业生档案留存移交登记表》（见附件2）格式汇总登记上报后，把收集整理完毕的毕业生档案移交院学生档案室。
四、按照现行人事档案代理政策的要求，我院将在毕业生返校期间集中办理一次人事代理手续，并按照人事档案管理政策托管档案和户口，请各系按照具体程序要求告知学生、自愿办理。 一、档案管理工作本着建档及时、内容完整、管理规范的原则。
二、档案材料的传递要及时，并做好交接、登记工作。
三、学生归档材料要做到真实可靠、不能弄虚作假，档案材料内容不得涂改，不得查阅和泄露他人档案材料，保证个人资料的安全。
四、毕业生本人凭毕业证到学校办理一切手续，不准代办任何手续和私自打开档案，否则造成后果由本人承担。
五、毕业生档案遗失，不能提供有力证明的，原则上不予办理。若情况特殊，需填写《太阳成集团tyc7111cc档案补办申请表》（见附件3），经审批后给予补办。 一、本办法适用于全体学生。
二、本办法由院就业办负责解释。
三、本办法从颁布之日起开始实施。