关于大专毕业生档案材料整理的通知

学院各系部、处室：

为了做好大专毕业生离校前的准备工作，根据河南省教育厅、河南省档案局印发的关于《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》的通知，（教学[2003]624号）现将大专生毕业生档案材料整理工作安排如下：

一、毕业生入档材料主要内容：

1． 学生年度鉴定表；〈系部〉

2． 实习鉴定材料；〈系部、教务处〉

3． 在校期间受校级、校级以上奖励的证书复印件（缩印在B5纸上）；〈学生处、团委〉

4． 新生入学体检表和毕业生体检表；〈卫生所〉

5． 毕业生登记表；〈学生处〉

6． 学生在校期间成绩表；〈教务处〉

7． 学生在校期间选修课成绩表；〈教务处〉

8． 原始档案材料；（不接收无封条，拆封、不正规的档案）〈系部〉

9． 入党、团组织材料；（各种入党、团组织材料单独成档）〈团委、系部〉

10．学生在校期间处分材料；〈学生处〉

11．就业报到证副联；〈就业办〉

二、具体要求：

1．前九项档案材料由各系统一整理入档，最后两项档案材料由就业办整理归档。

2．各系按照各班学生名单对学生原始档案进行整理，并到院就业办领取相应的档案袋，以便各种资料的收集、整理。

3．档案袋封面填写格式为：姓名、性别、籍贯（按地区填），填写时一律使用钢笔，字迹要工整。

4．档案整理完毕后，以班为单位填写《毕业生档案转交登记表》，在毕业生离校前二个月内移交院就业办。

5．各系要高度重视毕业生档案整理工作，整理过程中要严格把关，认真复查，务必避免误装、漏装、入档材料丢失等现象。